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2022

Documents de l’assemblée générale des membres
22 septembre 2022 à 19h30

LES ORCHIDOPHILES DE QUÉBEC

Assemblée générale annuelle 2021 – 2022

 Le mardi 22 septembre 2022, à 19h30

Montmartre, 1669 chemin St-Louis, Québec

Ordre du jour

1. Déclaration de l’ouverture de l’assemblée générale;
   1. Nomination d’un(e) président(e) d’assemblée et d’un(e) secrétaire d’assemblée;

                    3.   Constatation du quorum;

                   4.   Lecture de l’avis de convocation;

                   5.   Lecture et adoption de l’ordre du jour;

                   6.   Lecture et adoption du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle du 21                                          septembre 2021;

                   7.   Rapport annuel des activités par la présidente;

                   8.   Rapport du trésorier;

                   9.  Aperçu pour l’année 2022 – 2023;

1. Nomination d’un(e) secrétaire et d’un(e) président(e) d’élections;

                   11. Élection des administrateurs;

                  12.  Déclaration de clôture d’assemblée générale.

            Lise Grenon            Secrétaire, Les Orchidophiles de Québec

Procès verbal

LES ORCHIDOPHILES DE QUÉBEC

Assemblée générale annuelle 2021-2022

  Le mardi 20 septembre 2022 19h30,

Montmartre, 1679 chemin St-Louis, Québec

Procès-verbal

1. Déclaration d’ouverture de l’assemblée générale

Marjolaine Plante, débute l’assemblée à 19h30.

• Nomination d’un(e) président(e) d’assemblée et d’un(e) secrétaire d’assemblée

Marjolaine Plante sera la présidente d’assemblée et Lise Grenon la secrétaire.

• Constatation du quorum

                         31 membres sont présents il y a donc quorum.

                   4.   Lecture de l’avis de convocation

                        Marjolaine Plante lit l’avis de convocation.

                   5.   Lecture et adoption de l’ordre du jour

                        Il y a lecture de l’ordre du jour, son adoption est proposée par Daniel Bédard appuyé de Gaston Sylvain .

                   6.   Lecture et approbation du p.-v. de l’assemblée générale annuelle du 21 septembre 2021

                        Marjolaine Plante lit le procès-verbal de l’AGA 2020-2021 tenue le 21 septembre 2021.  L’adoption du procès-verbal sans correction est proposé par Karine Cinq-Mars appuyé de Marie Côté.

                   7.   Rapport annuel d’activités par la présidente

                        Notre saison a été un peu chamboulée. Modification et/ou annulation des conférences à la dernière minute afin de se conformer aux mesures sanitaires reliées à la COVID. Nous avons dû nous réinventer plus d’une fois. Cinq conférences ont dû se faire par zoom et quatre autres en présence. Je tiens à remercier tous les conférenciers de la saison 2021-2122.

                        Au niveau des commandes, les restrictions sanitaires ont eu un impact, leur nombre ayant explosé. Nous avons préparé 10 commandes en collaboration avec Montréal. 58 acheteurs des orchidophiles de Québec en ont profité pour une moyenne de 575.79$ par commande ce qui donne une moyenne de 25.90$ par plante, toutes dépenses incluses (douanes, taxes, transport).

                        Concernant notre exposition, elle a été déplacée en mai 2022 pour les raisons que vous connaissez. En plus, elle a eu lieu dans les locaux du Montmartre. Je crois que plusieurs ont bien apprécié malgré les circonstances. Environ la même surface d’exposition que l’Envirotron, locaux plus grands pour les vendeurs et la cuisine avec plus d’équipement pour nos bénévoles. Nous sommes contents du résultat et nous avons eu un bon achalandage malgré la fin de semaine de la fête des Mères.

                        À ce titre, je veux remercier tous les bénévoles qui on fait de cet évènement un succès.

8. Rapport du trésorier

                       Le trésorier M. Michel-Marie Bellemare dépose l’État des revenus et des dépenses de l’année 2020-2021, qui est normalement requis lorsque notre AGA est tenue au printemps, ainsi que ceux de 2021-2022, compte tenu qu’elle se terminait en juillet 2022.

Le trésorier rappelle les points saillants qui avaient été notés l’an dernier.

En 2020-2021, par rapport à l’année précédente :

• Les revenus avaient diminué de 3 569$ à 2 721$, une baisse apparente de près de 24%, qui traduisait mal la réalité, compte tenu les revenus et les dépenses des commandes avaient été gardées en dehors du bilan en 20-21.
• Cette correction faite, nos revenus totaux avaient plutôt augmenté de plus de 45%, les cotisations des membres étant passé de 1115$ à 1990$.
• Heureusement, nos dépenses avaient aussi fortement diminué passant de 10 940$ (9 046$ si on exclut les commandes) à 3 214$, une baisse de 36%. Ceci s’expliquant en partie par les dépenses consenties l’année précédente pour la préparation de l’Orchidofolie 2019, annulée avant sa tenue.
• Ce qui nous avait laissé un léger déficit de 493$ pour l’année 2020-2021, et un ratio de couverture de l’encaisse sur les dépenses annuelles moyennes de 0,73.

En 2021-2022 :

• Les revenus totaux sont passés de 2 700$ à 9 600$, en arrondissant au 100$ près pour faciliter la compréhension.
• C’est évidemment trompeur puisque l’Orchidofolie, de retour en 2022, in extremis, a rapporté près de 6 700$.
• Notons qu’à la suite d’initiatives de relance ciblées, les cotisations des membres sont passées de 1 990$ à 2 250$, pas très loin de la moyenne de 2 350$ des trois années précédentes.
• Malgré la reprise des activités en salle, les dépenses ont été contenues. Elles sont passées de 3 200$ à 7 300$ environ, mais si on exclut l’Orchidofolie, elles sont passées de 2 700$ à 3 900$.
• Au total, d’une perte de 500$ de 2020-2021 nous sommes passés à un surplus de 2 300$.
• En excluant l’Orchidofolie, y compris les adhésions et renouvellements qui lui sont imputables, les revenus auraient été de 2 400$ et les dépenses de 3 900$, pour un déficit hors-Orchidofolie de 1 500$ environ.
• Au 30 juillet 2022, l’encaisse de la société est de 11 650$, alors qu’elle était de 16 625$ en 2019.
• Les 3 années de pandémie nous auront donc coûté environ 5 000$ jusqu’à maintenant.
• Notre ratio de couverture d’encaisse sur les dépenses moyennes de cinq ans hors pandémie, est revenu à 1,04 cette année, ce qui est fort rassurant.

L’Orchidofolie 2022

• Le bilan des différentes « Orchidofolie » tenues depuis 2010-2011 illustre l’importance névralgique de l’exposition pour la santé financière de la société : bon an, mal an, les surplus générés se situent entrent 3 000$ et 6 à 7 000$, et servent à financer le reste des opérations.
• Cette année, les revenus de l’Orchidofolie ont été de 7 200$ et les dépenses de 3 400$, pour un surplus de 3 800$, qui aura servi à éponger les dépenses encourues en 2019-2020 et 2020-2021 d’environ 3 600$.
• La vente de billets par la voie électronique a généré près de 1 800$ cette année, le double de la dernière année où s’était tenue une exposition en 2019.

En somme, si la société avait su comprimer ses dépenses en 2020-2021 et limiter les pertes, elle a retrouvé son équilibre budgétaire en 2021-2022, et ce sans aucune augmentation des cotisations depuis plus de 10 ans.

                  9.  Aperçu pour l’année 2022 – 2023

                        Pour la saison 2022-2023, nous prévoyons un retour à la normale avec des conférences à découvrir et surtout en présentiel.

                        Notre exposition ‘Orchidofolie 2023’ sera de retour en avril 2023 possiblement au Montmartre.

L’Assemblée générale annuelle 2022-2023 et notre traditionnel encan en mai 2023.

1. Nomination d’un(e) secrétaire et d’un(e) président(e) d’élections

               Daniel Bédard a été nommé comme président d’élections étant proposé par Gaston Sylvain avec l’appui de Denis Maheux. Comme secrétaire d’élections Lise Grenon est proposée par Marjolaine Plante et secondé par Gilles Normandin.

                   11. Élection des administrateurs

           M. Bédard nous donne quelques informations :  une douzaine de réunions du C.A ont lieu durant l’année, de août à juin, certaines en présence au Centre Noël Brulart et d’autres par zoom. Il est donc important d’être familier avec les nouvelles technologies et d’avoir le goût de s’impliquer.

           Deux personnes sont encore en poste pour un an : Denis Maheux et Magalie Simard.

           Deux personnes ont démissionné : il y a donc 2 postes vacants pour un mandat d’un an.

           Cinq membres sont en fin de mandat :  Marjolaine Plante,  Michel-Marie Bellemare, Lise Grenon, Lucie Boucher, Ginette Chicoine. Tous sauf Ginette Chicoine sont intéressés à continuer à siéger sur le C.A.             

           Il reste donc 3 postes à combler : Karine Cinq-Mars est proposée par Lise Grenon, Karine accepte. Personne d’autre ne montre un intérêt. Les 2 postes restants pourront être comblés en cours d’année. Les nouveaux membres du C.A. se retirent. Les responsabilités au Conseil d’administration seront décidées lors de la réunion du C.A. d’octobre et seront présentées aux membres à la conférence suivante.

                  12.  Déclaration de clôture d’assemblée générale

            L’assemblée générale se termine à 19h50.

            Lise Grenon

            Secrétaire, Les orchidophiles de Québec